Formation Accueil, secrétariat et administration digitale

Accueil secretariat administration

  • Niveau : initiation
  • Durée : 10 jours (50 heures de cours en direct et pratique) 
  • Dates : Nous contacter
  • Nombre de participant :  7 maximum
  • Prérequis : Aucuns
  • Financements : Pôle emploi / OPCO / La Région / CPIR
– Assurer les activités courantes de secrétariat
– Assurer les activités courantes d’accueil
– Assurer les activités courantes d’administration digitale
– Savoir rédiger un email en exposant clairement son propos
– Connaître les techniques rédactionnelles pour un email
– Adapter son style rédactionnel dans un email
– Connaître les paramètres fondamentaux des emails
– Gérer son planning
– Définir ses priorités, être efficace
– La diplomatie
– Connaître les outils de bureautiques fondamentaux
– La saisie et les notes
– Les appels téléphoniques
– Les différentes façons de s’exprimer lors d’un appel téléphonique
– Les plannings, notifications…
– Connaître les principales techniques de la numérisation des données (mails, pièces jointes, pdf, tableaux …)
ACCUEIL :
– Rappel des règles de base de l’accueil téléphonique
– Accueil physique : valorisation immédiate de l’image de l’entreprise.
– Recevoir, orienter, renseigner le visiteur à l’accueil.
– Traiter les appels téléphoniques, prendre des messages, tenir à jour les agendas.
– Filtrer les appels avec efficacité
– Rechercher et transmettre des informations à partir d’une demande.
– Traiter le courrier entrant et sortant.
– Faire patienter et passer la communication à un tiers.
– Assister une équipe dans la planification et l’organisation de ses activités :
– Gérer le planning d’activités d’une équipe et fixer des rendez-vous.
– Gestion de conflits
– Savoir gérer différentes personnes
– Faire face de façon positive aux interlocuteurs agressifs et aux situations difficiles
– S’affirmer avec diplomatie
– Les avantages et inconvénients d’un appel téléphonique
SECRETARIAT ET LE DIGITAL :
– Bureautique professionnelle
– Logiciels Métiers
– Réaliser des documents professionnels courants.
– Savoir exposer clairement son propos dans un email
– Adapter son style rédactionnel
– Gestion des mails
– Construire des phrases courtes et lisibles
– Utiliser un vocabulaire précis
– Les avantages et inconvénients d’un email
– Les différents types de fichiers
– Les différents types de tableaux
– L’e-mail de A à Z
– Les appareils en wifi / bluetooth
– Les données et le cloud
ADMINISTRATION :
– Réaliser les travaux administratifs courants liés aux diverses activités d’une structure.
– Compléter et mettre en forme des écrits professionnels courants.
– Saisir, actualiser et contrôler des données liées à son activité.
– Gérer la disponibilité des équipements et suivre les consommables.
– Reproduire, numériser et classer des informations pour le partage et la conservation.

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